OFF-JTのメリットとデメリットを知り、研修で効果を出す方法

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社員のスキルアップや円滑な業務知識の習得において、研修は不可欠です。しっかりと知識を習得することで、現場で活躍をし、キャリアアップにも通じてきます。

しかし研修にも種類があり、メリットやデメリットも存在します。そこで今回は主にOFF-JT研修にフォーカスを当てて、学習効果を高める方法を解説します。

1.OFF-JTとは何か?

一般的な企業研修と聞いてイメージするのは、どのようなものでしょうか。おそらく講師の話を聴きつつ、テキストを片手に業務知識を学んだり、ロールプレイングを実施したりなどの座学の研修だと思います。
このような集団でおこなう座学の研修のことを「OFF JT研修」といいます。

OFF JTは現場を離れて、先輩社員や上司から業務知識や内容などを学んだり、あるいは外部講師からマナーや敬語などのビジネスの基礎を学んだりなどを指します。

OFF JTで行う内容は非常に多岐にわたり、最新の業界動向について専門家を呼んで講義をしてもらったり、カウンセラーによるコミュニケーションやうつ病対策の研修を行ったりなどもOFF JTで実施される内容の1つです。

OFF JTと実施可能な内容は実に幅広いですが、企業研修においてOFF JTさえしていればよいわけではありません。なぜならメリット・デメリットが存在し、OFF JTだけでは不十分な点もあるからです。

2. OFF JTのメリット・デメリット

2-1.OFF JTのメリット

OFF JTのメリット・デメリットをそれぞれ見ていきましょう。メリットは2つあります。

1つ目は順序だてて学ぶことができる点です。座学研修のため、テキストに沿って時系列で学ぶことが可能なため、受講する社員もすんなりと理解をすることができます。

2つ目は現場に入る前に必要な知識が習得できる点です。
業務における最低限度の知識も持ち合わせていない状態で業務を開始すると、当然ながらわからないことが多く、当事者も周囲の社員もストレスを抱え込みます。

たまったストレスは、やがて対人関係の不協和や離職にも通じるため、しっかりと知識をつけてから現場に入ることが大切です。

2-2.OFF JTのデメリット

続いて、デメリットです。OFF JTの最大のデメリットは、実務としてそのまま使えるわけではないことです。

入社したばかりの頃を思い出してほしいのですが、研修によってやるべきことがわかったとして、すぐに実践できましたでしょうか。おそらくNOでしょう。
わかるとできるは別次元の話のため、知識をつけたからと言ってすぐに活躍できるわけではありません。現場の仕事を通じて徐々に身に着けていくしかない部分もあります。

3. 教育効果を高めるための4つの方法

それでは、OFFJT研修のデメリットを埋めて、学習効果を高めるにはどのようにしたらいいのでしょうか。その方法は4つあります。

3-1.OJTを組み合わせる

1つ目はOJT研修を組み合わせることです。

OJTは現場の中で、先輩社員や上司から詳細な指導を受けて、独り立ちできるようにすることを目的とした研修スタイルです。
OFFJT研修の座学とは異なり、実践的な学びを得ることができます。

知識だけの状態では実際の現場で使いこなせません。知識に加えて経験を伴わせることで、業務内容やスキルの習得につながります。

教える際には「やってみせる」「やらせてみる」の2つをするようにしましょう。口頭で説明しただけではイメージがつかめないこともあるので、指導時には自ら率先して手本を見せ、同じようにできるのかをさせてみせることが必要です。

もしやってみせた段階でわからないようならば、より詳細に教えて疑問を解消することです。
やってみせた段階では理解を示し、やらせた時点できないのなら、繰り返し反復練習をさせたり、「どうやったらできるようになるのか」を考えさせて、取り組ませたりするとよいでしょう。

3-2.自主的に学べる環境の用意

2つ目は自主的に学べる環境の用意です。会社が用意した研修だけで、業務にかかわるすべての知識や経験が身につくわけではありません。意欲的に本人が目的意識をもって、積極的に学ぶことが大事です。

そのために本人が意欲的に「もっとスキルを向上させたい」「上級知識を学びたい」と思った時に、学べる環境を用意しましょう。
たとえばイーランニングや社内学習システムなどを用いて、学べる状態を作ることで、より教育効果を高めることができます。

某企業では福利厚生の1つとして、外部研修の一部内容を会社が負担する制度を設けています。

会社側で学べる環境の用意が難しい場合には、社員自らが関連する知識やスキルを学べる場を探し出し、会社が「業務に関連する」と判断した際に費用負担をすることで、社員は積極的に勉強会や外部研修に応募をし、教育効果を高めることができます。

このように自主的な学ぶ仕組みを整えましょう。自己啓発によって成長意欲や会社への貢献意欲も向上する好循環も期待できます。

3-3.PDCAサイクルの導入

3つ目はPDCAサイクルの導入です。PDCAサイクルとはP(plan:計画)、D(Do:実行)、C(Check:確認)、A(Action:行動)のサイクルを回すことを指します。

計画を立てて実行するだけで終わっていませんか。きちんと振り返りや見直しをしないことには、同じ過ちを繰り返したり、似たようなミスを別の社員が行ったりすることもあります。会社全体として、PDCAサイクルを実施する習慣を導入したいものです。

そのためにまずは正しい振り返り方法ができるようになることが不可欠です。上司が「ミスをするな」「次からは気をつけろ」とだけ伝えている場合には要注意でしょう。
部下や後輩が失敗した場合には、一緒に失敗の原因を探求し(C)、繰り返さないように対策を練って実行する(A)が欠かせません。

特に若手の場合には、本人としては精いっぱい努力していても、未熟さゆえに見ている観点が誤っていて、正しい振り返りができないこともあります。
一人で原因や対策を考えさせるのではなく、上司や先輩の立ち位置の方は「何がまずかったのか」「次回からどのように注意をするのか」などを見つめなおし、建設的な対策を打つことでスキル向上に通じます。

3-4.スケール化の実践

4つ目はスケール化の実践です。後輩や部下に「わかったか」と聞いて、曖昧な返事をされた経験はありませんか。あるいは「はい」と答えたのに、実際のところはちゃんとわかってなくて、がっかりした経験のある方もいることでしょう。

理解度を具体的に図るためには、スケール化をすることです。

スケール化とは、どの程度理解できたのかを数値として図ることを意味します。指導時には「何%わかったか」「10段階中どのくらい理解できたのか」を聞いたり、紙に書かせたりすることが有効です。

数値化することで、どの程度までの理解度があるのかを客観的に見ることができます。たとえば70%わかっているのなら、残りの30%は何をしたら埋めることができるのかを考えることです。

指導を受ける側に聞いてみても良いでしょう。「あと30%は何をしたら埋まると思いますか?」「今は何が足りなくて30%なのですか?100%になるためには、あと何が必要ですか」などのように質問を加えることで、これからの課題が見えてきます。

4.まとめ

社員のスキルアップや能力向上において、座学のOFFJT研修を実施することも大切です。しかし座学だけでは、現場において実務で使うことができないことが多々あります。

OJTを組み合わせたり、自主的に学べる環境を整えたり、スケール化をして理解レベルを具体化させたりなど、工夫を凝らして社員の教育効果を高めることが肝心です。

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